Kurz gesagt: Der Vergabevermerk ist die Pflichtdokumentation des Vergabeverfahrens. § 8 VgV verlangt, dass öffentliche Auftraggeber das Verfahren von Beginn an fortlaufend in Textform dokumentieren: Verfahrensart und ihre Begründung, Eignungsprüfung, Wertung, Aufklärungen und die Gründe der Zuschlagsentscheidung. Ein lückenhafter oder nachträglich rekonstruierter Vermerk ist eines der häufigsten Einfallstore für erfolgreiche Nachprüfungsanträge unterlegener Bieter.
Kaum ein Dokument des Vergabeverfahrens wird so stiefmütterlich behandelt und rächt sich so zuverlässig wie der Vergabevermerk. Solange niemand rügt, liest ihn kaum jemand. Sobald ein unterlegener Bieter die Vergabekammer anruft, ist der Vermerk das zentrale Beweismittel, und jede Lücke geht zu Lasten der Vergabestelle.
Was ist der Vergabevermerk? #
Der Vergabevermerk ist die schriftliche Dokumentation aller wesentlichen Entscheidungen und Verfahrensschritte einer Vergabe. Er dient drei Zwecken:
- Transparenz: Er macht nachvollziehbar, warum das Verfahren so geführt und der Zuschlag so erteilt wurde (Grundsatz aus § 97 GWB).
- Nachprüfbarkeit: Im Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer ist der Vermerk die primäre Erkenntnisquelle. Was nicht dokumentiert ist, gilt im Zweifel als nicht geschehen.
- Rechnungsprüfung: Rechnungshöfe und Prüfbehörden kontrollieren anhand des Vermerks die wirtschaftliche und ordnungsgemäße Mittelverwendung.
Rechtsgrundlagen im Überblick #
| Bereich | Norm | Kern der Pflicht |
|---|---|---|
| Liefer- und Dienstleistungen, oberhalb der EU-Schwellenwerte | § 8 VgV | fortlaufende Dokumentation in Textform, Vergabevermerk mit Mindestinhalten |
| Bauleistungen, oberhalb der EU-Schwellenwerte | § 20 EU VOB/A | Dokumentation des Verfahrens und der einzelnen Stufen |
| Bauleistungen, national | § 20 VOB/A | Dokumentation in angemessenem Umfang |
| Liefer- und Dienstleistungen, unterschwellig | § 6 UVgO | Dokumentations- und Vermerkpflicht analog |
Die Detailtiefe unterscheidet sich, das Prinzip nicht: Jede wesentliche Entscheidung braucht eine dokumentierte Begründung, und zwar in dem Zeitpunkt, in dem sie fällt.
Die Pflichtinhalte nach § 8 Abs. 2 VgV #
§ 8 Abs. 2 VgV zählt die Mindestinhalte des Vergabevermerks auf. Dazu gehören unter anderem:
- Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags,
- die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
- die nicht berücksichtigten Angebote und Bewerbungen sowie die Gründe für ihre Ablehnung,
- die Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedrig erscheinender Angebote,
- der Name des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots,
- soweit bekannt: der Anteil des Auftrags, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt,
- bei Verhandlungsverfahren und wettbewerblichem Dialog: die Umstände, die die Wahl dieser Verfahrensart rechtfertigen,
- gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Auftrag nicht in Lose aufgeteilt wurde,
- festgestellte Interessenkonflikte und die getroffenen Abhilfemaßnahmen.
In der Praxis ist die Liste das Skelett, nicht die Obergrenze. Aufklärungsgespräche, Antworten auf Bieterfragen mit Wertungsrelevanz, Verlängerungen von Fristen und die Punktvergabe je Zuschlagskriterium gehören ebenso hinein, denn genau dort setzen Rügen an.
Fortlaufend dokumentieren, nicht rekonstruieren #
§ 8 Abs. 1 VgV verlangt die Dokumentation, „soweit erforderlich, fortlaufend“ in Textform. Das ist keine Stilfrage: Ein Vermerk, der erst nach Eingang eines Nachprüfungsantrags zusammengeschrieben wird, hat vor der Vergabekammer deutlich geringeren Beweiswert, und nachgeschobene Begründungen für die Wertung sind nur in engen Grenzen zulässig. Die verlässliche Faustregel lautet: Jede Entscheidung wird in dem Moment dokumentiert, in dem sie getroffen wird, mit Datum, Beteiligten und Begründung.
Aufbau in der Praxis #
Bewährt hat sich ein chronologischer Aufbau entlang des Verfahrens:
- Bedarf und Auftragswertschätzung: Was wird beschafft, geschätzter Wert, Methode der Schätzung.
- Verfahrensart: gewählte Art und ihre Begründung, gegebenenfalls Begründung des Losverzichts.
- Bekanntmachung und Vergabeunterlagen: Eckdaten, Fristen, Änderungen während der Angebotsphase.
- Öffnung und formale Prüfung: eingegangene Angebote, Ausschlüsse mit Begründung.
- Eignungsprüfung: geprüfte Nachweise, Nachforderungen, Ergebnis je Bieter.
- Wertung: Zuschlagskriterien und Gewichtung nach § 58 VgV, Punktvergabe je Kriterium mit Begründung, Aufklärung ungewöhnlich niedriger Angebote.
- Zuschlagsentscheidung: Ergebnis, Information der unterlegenen Bieter, Wartefrist, Zuschlag.
Häufige Fehler vor der Vergabekammer #
| Fehler | Warum er teuer wird |
|---|---|
| Pauschale Wertungsbegründungen („Konzept überzeugend“) | Punktvergaben ohne nachvollziehbare Einzelbegründung halten der Nachprüfung regelmäßig nicht stand |
| Wertungsentscheidungen erst im Nachprüfungsverfahren begründet | nachgeschobene Begründungen sind nur begrenzt zulässig; die Lücke geht zu Lasten der Vergabestelle |
| Aufklärungsgespräche nicht protokolliert | Inhalt und Ergebnis der Aufklärung sind später nicht mehr belegbar |
| Losverzicht ohne dokumentierte Begründung | Verstoß gegen die Begründungspflicht aus § 97 Abs. 4 GWB liegt nahe |
| Ausschlüsse ohne Datum und Begründung | der Ausschluss ist formal angreifbar, unabhängig von seiner sachlichen Richtigkeit |
Vergabevermerk automatisch mit Nova #
Der aufwendigste Teil des Vermerks ist die Wertungsdokumentation: je Bieter, je Kriterium eine belastbare Begründung, konsistent mit dem Preisspiegel und den Aufklärungsergebnissen. Nova, der Vergabe-Agent von BAU AI, erzeugt diese Dokumentation als Nebenprodukt der Angebotsauswertung: Jede Bewertung, jede Auffälligkeit und jede Entscheidung wird mit Zeitstempel und Begründung festgehalten und als strukturierter Vergabevermerk-Entwurf exportiert, revisionssicher und auf Basis der tatsächlich durchgeführten Wertung statt nachträglicher Rekonstruktion.
Wie das in der Angebotsauswertung aussieht, zeigt die Produktseite von Nova.
Häufige Fragen #
Was ist der Vergabevermerk?
Die Pflichtdokumentation des Vergabeverfahrens nach § 8 VgV: alle wesentlichen Entscheidungen, fortlaufend und mit Begründung in Textform festgehalten.
Wann muss er erstellt werden?
Fortlaufend, während das Verfahren läuft. Nachträgliche Rekonstruktion schwächt den Beweiswert und ist bei Wertungsbegründungen nur begrenzt zulässig.
Gilt das auch für Bauvergaben?
Ja, dort über § 20 EU VOB/A bzw. § 20 VOB/A; unterschwellig für Liefer- und Dienstleistungen über § 6 UVgO.
Wer liest den Vermerk am Ende?
Im Streitfall die Vergabekammer, außerhalb des Streitfalls Rechnungshöfe und Prüfbehörden. Beide bewerten das Verfahren fast ausschließlich nach Aktenlage.
Das Wichtigste in Kürze #
- § 8 VgV verpflichtet zur fortlaufenden Dokumentation des Verfahrens in Textform; für Bauvergaben gilt § 20 (EU) VOB/A, unterschwellig § 6 UVgO.
- Mindestinhalte: Auftraggeber, Gegenstand und Wert, berücksichtigte und abgelehnte Bieter mit Gründen, Umgang mit ungewöhnlich niedrigen Angeboten, Zuschlagsgründe, Verfahrensart- und Losverzichts-Begründung, Interessenkonflikte.
- Was nicht dokumentiert ist, gilt im Nachprüfungsverfahren im Zweifel als nicht geschehen.
- Pauschale Wertungsbegründungen sind der häufigste Angriffspunkt; je Kriterium und Bieter einzeln begründen.
- Fortlaufend dokumentieren statt am Ende rekonstruieren; nachgeschobene Begründungen sind nur begrenzt zulässig.
Hinweis: Dieser Artikel gibt die Rechtslage zum Zeitpunkt der Veröffentlichung in allgemeiner Form wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Letzte Aktualisierung: 2. September 2026.